LA BOITE AUX MAILS
Avec le Net, mieux vaut classer, trier et archiver les données reçues afin de s'y retrouver le moment voulu. Étape n°1 : la boîte aux mails
Organisez votre Net : la boîte aux mails
Dans le WWW, il est facile de laisser son disque dur asphyxier sous une masse de données prétendues utiles. Mais, encore faut-il les retrouver le moment voulu ! Pour cela rien de tel qu'un peu d'organisation en classant, triant, archivant efficacement les informations reçues. en commençant par votre boîte aux mails !
Dis-moi combien de messages tu reçois et je te dirai quel e-mailer tu es ! Par rapport au Web, la réalité est un véritable paradis ! Entre les courriels professionnels, les correspondances amicales, les délires entre collègues (blagues, BD, photos,.), les communications diverses et variées auxquelles vous êtes abonné, les publicités et spams indésirables, votre boîte de réception devient un véritable capharnaüm où se côtoient les urgences, les indispensables et le superflu. Alors, prenez votre courage à deux mains, banalisez une journée et faites place nette. La tâche est plutôt rébarbative, je le conçois, mais la chose faite, le résultat est surprenant.
Reste-t-il encore à poursuivre cette bonne résolution au quotidien en classant, répondant immédiatement (si possible), éradiquant le superflu, etc. Comme pour tout, rien ne sert à reporter au lendemain ce que l'on peut faire le jour même ! Et pour cela, les logiciels d'e-mail vous aident grandement.
Sans entrer dans trop de détails techniques, sachez que tous regorgent de fonctions fort utiles et à la portée de tous. Quel que soit le logiciel, on retrouve généralement les mêmes fonctionnalités de base.
À commencer par l'indispensable gestion de l'information ! Se tenir sur le fil de l'actu par abonnement à diverses listes de diffusion est une chose, - sans parler du spam - arriver à gérer la masse d'informations en est une autre. Un seul moyen : placer des filtres. Le système de filtrage repose essentiellement sur l'analyse de l'en-tête du message, soit : expéditeur, objet, ou encore à partir de certains mots contenus dans le corps de texte, selon les conditions que vous choisirez. Ces filtres vous permettent de distribuer automatiquement les messages vers les dossiers adéquats, de les classer par ordre de priorité, de date d'expédition ou encore de refuser tout mail à caractère publicitaire.
Ils s'avèrent également, pour les paresseux du clavier ou les personnes submergées de propositions de sites, d'excellents répondeurs automatiques, qui, dès réception d'un courriel, assureront l'expéditeur de sa bonne réception ou encore de votre éventuel congé. Système, certes fort peu convivial, mais que beaucoup apprécieront pour le temps et l'énergie économisés.
Dernier point non négligeable, savoir retrouver dans la multitude l'adresse souhaitée à l'instant t ! À moins de tenir quotidiennement à jour votre petit calepin d'adresses - fait dont je doute fortement à l'ère des téléphones portables, palm et autres PDA - les logiciels de messagerie vous proposent généralement un carnet d'adresses, permettant de stocker non seulement leurs noms, adresses électroniques, mais aussi leurs coordonnées complètes.
Ce dossier achevé, vous voici informé des énormes capacités des logiciels d'e-mail, et ce, quels qu'ils soient, des logiciels ténors aux moins connus. Tous fonctionnent à l'unisson autour du leitmotiv : " classez, triez, exploitez les données ". Maintenant, à vous de jouer ! Et ne manquer notre prochain dossier pour gérer vos mille et une adresses Web préférées.
|
